Bir Süreç İyileştirme Yolculuğu – Başarıya Götüren Kritik Faktörler

Halkı hiç fil görmemiş bir şehir vardı. Günün birinde halka göstermek için Hindistan’dan bir fil getirirler ve karanlık bir odaya koyarlar. Ancak oda o kadar karanlıktır ki, hiç kimse karanlıkta fili göremez. Çaresiz kalıp, elleriyle dokunarak fili tanımlamaya çalışırlar. Birincisi filin bacağına dokunarak, filin bir sütun olduğunu söyler. Bir diğeri, hortumuna dokunarak filin kalın bir ağaç dalı olduğunu, üçüncüsü karnına dokunarak geniş bir duvar olduğunu, başka biri ise filin kulağını tutarak büyük bir yelpaze olduğunu söyler. Mevlana Celaleddin Rumi’ye ait olan bu hikayede, aslında file dokunan herkesin bakış açıları çerçevesinde haklı olduğunu söyleyebiliriz. Ancak bütünsel anlamda filin gerçekten neye benzediğini tanımlamada tüm ifadeler yanlıştır. Hikaye, iş hayatında, karmaşık bir iş sürecinin bir parçası olan çoğumuzun kendi gözünden yaptığı işi nasıl gördüğünü mükemmel bir şekilde yansıtmaktadır. Her birimiz, yalnızca parçası olduğumuz, dokunabildiğimiz süreçlere ait farkındalığa sahipken, kurumun sahip olduğu tüm sürecin gerçekten neye benzediği hakkında bihaberiz. “Filin bütünü”nü göremeyişimiz ise yaptığımız işin, hangi süreci/süreçleri, nasıl ve hangi paydaşları etkilediğini kavrayamamamıza neden oluyor.  Bu durum, mevcut süreçlerin kurum için yetersiz kalmasına yol açıyor. Bu noktada, etkili bir süreç iyileştirme yaklaşımının uygulanması ve paydaşı olduğu süreçleri iyileştirme fırsatı verilen çalışanların katılımı ile büyük resmi görerek kurum genelinde iyileştirme faaliyetlerinin yapılması, iyileştirme faaliyetlerinin etkin ve uygulanabilir olması açısından önemlidir.

Proven olarak uyguladığımız süreç iyileştirme yaklaşımının özü de yukarıda ifade edilen bakış açısını temel alır. Proline ile gerçekleştirdiğimiz süreç iyileştirme projemizi de bu yaklaşım ile başarıyla tamamladık. Çalışmalarımız süresince Proline, süreç iyileştirme ekibimizin desteği ile yazılım geliştirme faaliyetlerini, organizasyonun yazılım aktivitelerini gerçekleştirirken kullandıkları mevcut süreçleri tanımlayarak, süreçlerin daha etkin gerçekleştirilmesi için yapılabilecek iyileştirmeleri tanımlamış, bu iyileştirmeleri mevcut projelerinde uygulamış ve iyileşen uygulamalar ile elde edilen sonuçları ölçerek ne kadar iyileşme sağladığını gözlemlemiştir. Ölçümlerden sağlanan veriler ile;

• Projelerde harcanan efor verileri düzenli olarak toplanmaya başlanmış ve proje kestirimlerinin daha sağlıklı yapılabilmesi sağlanmıştır.
• Projelerin mevcut durumlarının daha etkin ve risk yönetimi tabanlı olarak izlenmesi ile projelere ait problemlerin kısa sürede tespit edilmesi, çözüme ulaşması ve yönetime düzenli olarak raporlanması sağlanmıştır.
• Kalite güvence organizasyonu kurularak, kalite güvence ve iç denetim faaliyetleri düzenli olarak gerçekleştirilmeye başlanmıştır.
• Süreçler standart hale getirilerek kurum içerisinde ortak bir dil oluşturulmuş ve personelin kurum içi iletişiminin daha hızlı ve güvenilir yürütülmesi sağlanmıştır.
• Yapılan iyileştirme çalışmalarının sonuçları, personelin günlük işini daha hızlı ve daha etkin yapmasını sağladığı personel tarafından fark edilerek kurum içi motivasyonun arttığı gözlemlenmiştir.

Bu başarılı uygulamalarının sonucu olarak da Proline, CMMI Development 3 seviyesinde belgelendirilmiştir.

Proline Süreç İyileştirme projemiz, Proven’in başarısı ispatlanmış süreç iyileştirme metodolojisi kullanılarak tamamlanan başarılı süreç iyileştirme projelerimizden yalnızca birisidir. Bu ve yürüttüğümüz diğer süreç iyileştirme projelerimizden edindiğimiz deneyimleri göz önüne aldığımızda kurumların süreç iyileştirme projelerinde başarıya ulaşmalarında yapmaları gereken 4 kritik faktör rol oynamaktadır;

• Süreç iyileştirme kapsamını doğru tanımlamak
• Süreci, “başlangıç” ve “bitiş” noktaları ve paydaşları ile detaylı olarak tanımlamak
• İyileştirme faaliyetlerine katılım sağlayacak personeli, değişime istekli, çözüm odaklı, yeterli bilgi ve eğitime sahip çalışanlardan seçmek
• Yönetim olarak iyileştirme faaliyetlerine gereken desteği sağlamak

http://www.huffingtonpost.com/ray-gagnon/business-process-improvement_b_3423146.html