Planladık, Nasıl Uygulayacağız? – Süreç İyileştirme Planınızı Uygulamak Üzerine Dikkate Değer İpuçları

Süreç iyileştirme yolculuğuna başlarken büyük bir motivasyon ile hazırladığınız iyileştirme planınızı uygulama aşamasında, bu yolculuk, çoğu zaman belirsiz ve yorucu bir hale gelebilir. Yapılması gereken işleri doğru tanımlamak, planlama ve izleme faaliyetlerinize harcadığınız eforun azalmasını sağlayacaktır. Bu yazı ile süreç iyileştirme faaliyetlerinizi planlarken ve izlerken göz önünde bulundurmanız gereken adımları sizin için özetledik.

1. Bir Süreç İyileştirme Koordinatörü atayın. – İyileştirme planını hazırlayacak ve izleyecek yarı-zamanlı/tam zamanlı çalışabilecek bir personel atanması gerekir. Bu konuda uygulanabilir örneklerden birisi, organizasyonun tüm proje yöneticilerinin bu rolü üstlenmelerini ve iyileştirme faaliyetlerini planlamak ve izlemek için birlikte çalışmalarını sağlamaktır. Bu sayede çalışanların iyileştirme faaliyetlerini sahiplenmesi sağlanarak, süreç uygulayıcılarının iyileştirmelere daha hızlı ve kolay adapte olması sağlanır.
2. Süreç İyileştirme Komitenizi oluşturun. – İyileştirme faaliyetlerinin devamlılığı ve sürdürülebilirliği Yönetim desteği ve yönlendirmesi ile mümkündür. Bu nedenle organizasyondaki yöneticilerin katılımı ile oluşturulan bir süreç iyileştirme komitesinin kurulması ve iyileştirme faaliyetlerinin komite tarafından düzenli aralıklar ile gözden geçirilmesi gerekir. Komite, her 3 veya 4 ayda bir iyileştirme planlarını gözden geçirmek ve onaylamak, iyileştirme faaliyetlerinin durumunu izlemek ve gelecek çalışmalar hakkında rehberlik etmek için toplanır. Başlangıçta bu grup yalnızca en istekli yöneticilerden oluşan çok küçük bir grup olabilir.
3. Bir plan oluşturun.
   1. Plan sahipliğini sağlayın.
   2. Planın, kurumun ihtiyaç ve hedeflerini karşılar nitelikte olduğundan emin olun ve karşılaşılabilecek problemleri tanımlayın.
   3. Beyin fırtınası yaparak ve kurum ihtiyaçlarına uygun bir süreç modelini (CMMI, SPICE, Automotive SPICE, ISO 9001 vb.) referans alarak iyileştirme aksiyonlarını sıralayın. – önemli olan iyileştirme alanlarını belirlerken;
      1. İstenen durumu tanımlayın.
      2. Problemi çözümlemek ve istenen duruma ulaşmak için taslak bir çözüm geliştirin.
      3. Çözümü paydaşlar ve konunun uzmanları ile gözden geçirin.
      4. Çözümü örnek bir uygulama ile test edin.
      5. Pilot uygulamalar ile edindiğiniz kazanılmış dersleri kullanarak çözümü güncelleyin.
      6. Çözümün kurumun tamamında uygulamaya alınmasına karar verin.
      7. Yeni çözüm hakkında personeli bilgilendirin.
   4. Denetimleri planlayın.
   5. İhtiyaç duyulan kaynakları tahminleyin.
   6. İyileştirme aksiyonlarını gerçekleştirecek, yarı-zamanlı çalışacak takımları (Süreç Aksiyon Takımları) belirleyin.
   7. Riskleri tanımlayın ve risk azaltma planlarınızı oluşturun. – örnek süreç iyileştirme riskleri şunlar olabilir; çalışanların değişime gösterdiği direnç, iyileştirme faaliyetlerinin tamamlanmadan önce iyileştirme faaliyetlerine dahil edilen personelin odağının yönetim tarafından değiştirilmesi vb.
   8. Süreç iyileştirme planı varsayımlarını belirleyin.
   9. Planın Yönetim ve süreç sahipleri ile gözden geçirilmesini sağlayarak, paydaşlardan taahhüt alın.
   10. Planı yayınlayın.

4. Hedefleriniz için ölçümler belirleyin. – İyileştirmeler, ölçümlere dayandırılğında daha objektif hale gelirler. Seçeceğiniz ölçümlerin ilk aşamada çok detaylı olmasına ihtiyaç yoktur, organizasyonun iş, teslimat ve iyileştirme hedeflerini karşılayan ölçümler yeterlidir. Bu ölçümler maliyet, kalite, müşteri memnuniyeti ile ilişkili olabilir.

Başlangıçta kullanılabilecek örnek ölçümlerden bazıları;

• Proje takviminde meydana gelen sapma (planlanan tamamlanma zamanı-Gerçekleşen tamamlanma zamanı)
• Bütçede meydana gelen sapma (bütçe-harcama)
• %planlanan özelliklerin zamanında teslimi

İyileştirme planınızı oluştururken ölçümlerin belirlenmesini içeren faaliyetlerinizi tanımlayın. Plana, Süreç İyileştirme Komitenizi ve Yönetimi de dahil edin. Ölçümleriniz için mevcut değerler üzerinden toplayabileceğiniz verileri planlayın. Toplanan verilerin ilk aşamada hatalı olabileceğini, zaman içerisinde olgunlaşacağını unutmayın.

5. Süreç varlıklarınızı ve proje verilerinizi nerede saklayacağınıza karar verin. – süreç iyileştirme faaliyetlerine başladığınızda, süreç varlıklarınızı (süreç tanımları, şablonlar, standartlar) ve geçmiş proje verilerinizi (proje görevleri, gerçekleşen efor, planlar) saklamak için bir yönteme ihtiyacınız olacak. Süreç varlıkları, ortak sunucularda ya da kurumun dahili doküman yönetim sisteminde saklanabilir. İyileştirme planınıza kuracağınız süreç varlık kütüphanesinin kurulması ve bakımına ilişkin yapılması gereken faaliyetleri dahil edin. Proje verilerinin saklanması ve paylaşımı için ihtiyaç duyulan veritabanının kurulması için çoğu zaman iyileştirme planında yeterli planlama yapılmaz, bu durum pilot uygulama esnasında bir sorun olarak karşımıza çıkar, ancak önemli ölçüde efor ayrılmasını gerektiren bir ögedir. Proje verilerinin saklanması, arşivlenip aranabilen iyi tanımlanmış çizelgelerden, aramalara ve karşılaştırmalara izin veren ilişkisel veritabanlarına kadar çeşitli şekillerde olabilir. Seçeceğiniz çözüm ne olursa olsun, kuracağınız alt yapının tasarım, geliştirme ve bakım çalışmalarının azımsanmayacak ölçüde zaman alacağını göz önünde bulundurun ve planınıza dahil edin.
6. İyileştirme planınızı izleyin – iyileştirme planı onaylandıktan sonra, planlanan faaliyetleri izleyin ve ihtiyaç duyulan düzeltici faaliyetleri tanımlayın. Bu noktada planın izlenmesinde kullanılan iki tipik yaklaşım mevcuttur: iyileştirme faaliyetlerinin sorumluları ile haftada bir/iki haftada bir yapılacak durum değerlendirme toplantıları veya süreç iyileştirme komitesi ile üç ayda bir yapılacak durum değerlendirme toplantıları.

 Haftalık/iki haftada bir yapılan toplantıların amacı, ayrıntılı olarak tanımlanan iyileştirme görevlerini gözden geçirerek, ilerlemeyi izlemektir. Toplantılarda görüşülen konular;

• Orijinal plan (geçmiş dönem için)
• İyileştirmeyi etkileyen kritik bağımlılıklar ve kısıtlar
• Riskler/problemler
• İşlem maddelerinin durumu
• Ölçümlerdeki güncellemeler (var ise)

Süreç iyileştirme komitesi ile üç ayda bir yapılacak durum değerlendirme toplantılarının amacı, tamamlanan ana faaliyetleri gözden geçirmek ve gelecek dönem faaliyetlerini belirlemektir. Gündem şu ana başlıklardan oluşur:

• Orijinal plan (gelecek çeyrek dönem için)
• Yeni riskler
• Bir sonraki dönem planı
• Ölçümlerdeki güncellemeler
• Tamamlanan kilometretaşları

Her durum değerlendirme toplantısı, toplantı tutanağı ile kayıt altına alınmalı ve ilgili paydaşlar ile paylaşılmalıdır.

7. Süreç iyileştirme komitenizi güncelleyin.

İyileştirme faaliyetlerinin başlangıç aşamasında komitede yer alan yöneticiler, iyileştirme faaliyetlerinin öncüsü olarak, ilk ilerlemenin kaydedilmesini sağlarlar. Zaman içerisinde, organizasyon içerisinde meydana gelen olumlu değişimler ve kulaktan kulağa yayılan başarı hikayeleri ile daha fazla sayıda yönetici çalışmalara dahil olmak isteyecektir.

Kaynak: http://www.processgroup.com/pgpostmar08.pdf